Dubbelinterview over ondernemen met AFAS
Zwanenberg Advies is één van de officiële partners van AFAS ERP-software met eigen AFAS experts, waaronder Anita Leeijen en Karin van Zoggel-Lange. In dit dubbelinterview vertellen zij wat ondernemers met dit softwarepakket kunnen, voor welke bedrijven het interessant is en waarom.
“Sinds kort is het mogelijk om als niet-AFAS medewerker toch officieel expert te worden. AFAS stelt hier wel strenge eisen aan. Dat is ook wel logisch, want ze erkennen dat wij als externe experts hetzelfde kunnen leveren als hun eigen, gespecialiseerde consultants. Het voordeel hiervan is dat we zelf de systemen van AFAS mogen inrichten en implementeren. Dit combineren we met de kennis die we al hebben.”
Weten wat er speelt bij ondernemen
“Wij zijn geen ICT-bedrijf, maar een advieskantoor met kennis van bedrijven en ondernemen. We benaderen het inrichten en implementeren van de software dan ook veel meer praktijkgericht. Wij zien de software niet als een doel, maar als middel om bedrijfsprocessen te kunnen optimaliseren en om realtime inzicht in je cijfers te krijgen. De software moet er dus voor zorgen dat ondernemers efficiënter kunnen werken. Om dat voor elkaar te krijgen moet je ook wel snappen wat er speelt binnen een bedrijf.
“De software is geen doel, maar een praktisch middel.”
Er kan zoveel met de AFAS software, dat je wel goed na moet denken wat je ermee wilt. Wij evalueren daarom eerst de processen binnen een organisatie en pas daarna gaan we het inrichten.”
Starten vanuit een helder projectplan
“De ERP-software van AFAS bestaat uit verschillende modules. CRM, ordermanagement, projecten, HRM, payroll, financieel, content-, workflow- en documentmanagement. Het is een compleet pakket, maar je hoeft natuurlijk niet met alles tegelijkertijd te beginnen. Wij pakken het vaak stap voor stap aan. We beginnen met advisering en het herkennen van het probleem. Dit schrijven we uit in een projectplan. Daarbij kijken we waar de ondernemer nu het meeste aan heeft en wat de ‘quick wins’ zijn. Wat kan slimmer, sneller en/of vanzelf? Eigenlijk kan én moet je alles wat je vaker dan één keer doet automatiseren. Als je ieder dag één kwartier bespaart door iets te automatiseren, dan zijn dat er op jaarbasis heel veel samen.”
In het tempo dat bij de organisatie past
“Omdat wij de klant al kennen en weten wat er speelt binnen de organisatie, kunnen we de implementatie van AFAS in stappen verdelen. We pakken het dan ook aan in het tempo waarin de ondernemer er klaar voor is. Hetzelfde geldt natuurlijk ook voor de medewerkers die met de software gaan werken; die kunnen we prima bij de hand nemen. Wij snappen heel goed vanuit onze eigen achtergrond en ervaring waar zij mee zitten. Wij weten wat er speelt bij de financiële administratie, HR-medewerkers, receptie en secretaresses. We kijken daardoor ook een stap verder, omdat we de processen kennen en herkennen.”
“We helpen trouwens ook organisaties die al langer met AFAS werken, maar die nog niet met het complete pakket aan de slag zijn gegaan. Omdat ze er telkens maar niet aan toe komen of niet weten hoe ze dat het beste kunnen aanpakken.”
Voor ondernemers die realtime inzicht willen
“Eigenlijk is AFAS ERP-software geschikt voor elke ondernemer. Iedereen die efficiënt wil werken en realtime inzicht wil hebben in alle mogelijke cijfers en gegevens. Van de retail, horeca, industrie en bouw tot de zorg… AFAS werkt binnen alle sectoren. Het maakt ook niet uit of iemand zzp’er is of een bedrijf heeft met duizend medewerkers. Iedereen die bedrijfsprocessen heeft, met een urenadministratie werkt of facturen verstuurt kan dit automatiseren.”
“Het is verstandig om eens stil te staan bij waarom je de dingen doet zoals je ze doet.”
“Vaak zie je dat een ondernemer met een systeem begint, dan komt er nog iets bij en nog iets. Systemen en processen groeien in de loop van de tijd uit tot iets wat vanzelfsprekend is. Dan wordt het al snel ‘zo doen we het nu eenmaal’. Maar dat betekent niet dat het de meeste efficiënte manier is. Soms is het verstandig om eens een stapje naar achteren te zetten, het geheel te overzien en met een frisse blik naar de werkprocessen te kijken.”
Vergeet niet: het heeft impact
“Het voordeel van AFAS ERP is dat het een geïntegreerd systeem is. Dat je alles aan elkaar kunt koppelen en je ook andere systemen kan aansluiten, zoals een kloksysteem en kassasystemen. Het enige nadeel is eigenlijk dat je er zoveel mee kunt, dat het voor organisaties lastig kan zijn ermee te starten. Daarom ondersteunen wij onze klanten daar ook zo bij. We leveren het systeem startklaar op voor de financiële administratie. Feit blijft wel dat elk nieuw programma wennen is en daar moet je wel voor open staan en tijd voor vrij maken. De keuze voor AFAS heeft impact. Je moet je werkprocessen kritisch tegen het licht houden en ze willen verbeteren. Natuurlijk doe je dit ook met een reden; uiteindelijk krijg je veel meer grip op je organisatie én bespaar je ook weer tijd.”
“Bij Zwanenberg Advies werken we trouwens zelf ook met AFAS. We hebben een artikel geschreven over hoe we dat doen en welke voordelen het ons én onze klanten oplevert.”
Via de AFAS-pagina kunt u nu ook -gratis en zonder inlog- onze whitepaper downloaden.
Terug naar overzicht